Angepasste Überwachungsbögen

Custom monitoring illustration
Mit dem "Food Business Manager" von FoodDocs kannst Du schnell und einfach die digitalen Überwachungsbögen erhalten, Du musst Dich nur anmelden. Weise Deinen Mitarbeitern Überwachungsaufgaben entsprechend ihren Teamrollen zu, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig erledigt ist.
 

Gilt für:
Neue Lebensmittelunternehmen, Cafés, Restaurants, Fast-Food-Unternehmen, kleine Produktionsunternehmen, Supermärkte, Schulen, Kindergärten, Lebensmitteltransport-betriebe

 

Schritt 1: Bei FoodDocs anmelden

Fülle das Registrierungsformular aus und melde Dich an.

 

 

Schritt 2: Beginne mit der Einrichtung der Überwachungsaufgaben

Wähle „Einstellungen” aus dem Menü aus und beginne mit der Einrichtung Deiner Überwachungsaufgaben

  • FoodDocs bietet Dir voreingestellte Räume, Ausstattung und Überwachungsaufgaben basierend auf dem Profil Deines Unternehmens.

 

Schritt 3: Passe die Überwachungsaufgaben an

  • Wähle die Ausstattung, Räume und Überwachungsaufgaben aus, die Du für Dein Unternehmensprofil brauchst, und füge bei Bedarf hinzu, was noch nicht aufgeführt ist. Du kannst Dinge deaktivieren, indem Du den Status der Schaltfläche EIN/AUS änderst.

setup, rooms list screenshot

  • Passe voreingestellte Aufgaben an Deine individuellen Bedürfnisse an. Du kannst dies tun, indem Du auf die Zeile klickst, die Du bearbeiten möchtest.

    Du kannst alles verändern, was Du möchtest: den Namen der Aufgabe, die Häufigkeit, die verantwortliche Rolle usw. Du kannst weitere Felder hinzufügen oder die Namen der aktuellen Felder bearbeiten.

setup, monitoring task setup overlay screenshot

  • Erstelle die gewünschte Überwachungsaufgabe von Grund auf neu mit

    • Lege den Namen für die Aufgabe fest: Diese Benennung ist auch für das eingeteilte Teammitglied sich

    • Du kannst die Aktivität an mehrere Räume oder Geräte hinzufügen, indem Du auf die Einheit "Verwendet für" klickst. Hier hast Du 3 Möglichkeiten - Räume, Ausstattung oder aber gar keine.

      Zum Beispiel: Wenn Du Dich regelmäßig um alle Geräte kümmern musst, kannst Du ganz einfach die gleiche Wartungsaufgabe an alle anbringen.

  • Wähle aus, ob Deine Aufgaben als Formular oder als Checkliste angezeigt werden sollen

    • Mit einem Formular kannst Du jede Art von Überwachungsbogen von Grund auf neu erstellen. Du kannst verschiedene Parameter festlegen, die Du später im Aktivitätsprotokoll ausfüllst. Wähle die benötigten Felder aus und benenne diese.

Hier ist eine Übersicht über die verschiedenen Feldertypen und wie sie im Aktivitätsprotokoll angezeigt werden:

Feldertypen für die Überwachungsaufgaben in den Einstellungen Benötigte Felder zum Ausfüllen des Aktivitätsprotokolls

Temperatur eingeben –  Mindest- und Höchstwerte festlegen

💡 Aktiviere das Kontrollkästchen, wenn vom Benutzer eine Korrekturmaßnahme angefordert werden soll, wenn die eingegebene Temperatur nicht in Reichweite liegt.

Protokolltemperatur

💡 Du wirst benachrichtigt, wenn der eingegebene Wert nicht in Reichweite liegt, Gemäß Deinen Einstellungen können Korrekturmaßnahmen angefordert werden.
Datum eingeben Protokolldatum oder aus dem Kalender auswählen
Menge eingeben Protokolldatum oder aus der Dropdown-Liste auswählen
Text eingeben Beliebigen Text protokollieren

Wert eingeben –  Mindest- und Höchstwerte festlegen

💡 Aktiviere das Kontrollkästchen, wenn vom Benutzer eine Korrekturmaßnahme angefordert werden soll, wenn die eingegebene Temperatur nicht in Reichweite liegt. 

Wert protokollieren

💡 Du wirst benachrichtigt, wenn der eingegebene Wert nicht in Reichweite liegt, Gemäß Deinen Einstellungen können Korrekturmaßnahmen angefordert werden.
Mehrere Antworten auswählen Protokolliere Daten, indem Du mehrere Antworten aus der Dropdown-Liste auswählst.
Eine Antwort auswählen Protokolliere Daten, indem Du eine Antwort aus der Dropdown-Liste auswählst.
Produkt auswählen Aus der Dropdown-Liste wählen oder Produkt eingeben
Datei hinzufügen Datei hinzufügen
  • Um eine Aufgabe in einem Checklistenformular einzurichten, benenne diese Aufgabe, lege die Häufigkeit fest, und wähle eine verantwortliche Rolle aus. Eine Checklistenüberwachungsaufgabe kann später im Aktivitätsprotokoll als erledigt markiert werden.

  • Du kannst z. B. eine Checkliste für die Morgen-/Abendschicht erstellen, in der Du die Aktivitäten auflistest, die Deine Teammitglieder am Anfang/Ende des Arbeitstages durchführen müssen, z. B. die Kaffeemaschine reinigen, den Abfall entfernen, das Licht ausschalten, die Tür verriegeln usw.

  • Die Häufigkeit und die verantwortliche Rolle auswählen
    • Die Frequenz kann von zweimal täglich bis einmal im Jahr reichen. Für Aufgaben, die bedarfsgerecht erfasst werden müssen, wie z.B. Beschwerden, gibt es die zusätzliche Option “nicht spezifiziert".


 

Schritt 4: Mit dem Ausfüllen beginnen

  • Lade unsere App herunter und beginne damit die Überwachungsaufgaben auszufüllen.
dashboard view on mobile

Verfolge Deinen Prozess, indem Du auf das Aktivitätsprotokoll im Hauptmenü klickst

Die Zeitleiste: Das Säulendiagramm gibt Dir einen Überblick über alle Deine Aufgaben (erledigt und nicht erledigt) an einem von Dir ausgewählten Tag. Du kannst zwischen einer wöchentlichen oder einer monatlichen Ansicht wählen.

activity log screenshot

Am ausgewählten Tag wird eine vollständige Liste der Aufgaben angezeigt, die erfasst werden müssen. Die ausgeführten Aufgaben haben einen grünen Statuspunkt neben sich. Die Aufgaben mit rotem Statuspunkt müssen noch erfasst werden.

Einträge: In dieser Ansicht erhältst Du die Liste aller festgelegten Überwachungsaufgaben.

Um die Eintragungen anzuzeigen, wähle die Aufgabe aus, die Du Dir ansehen möchtest. Du siehst dann eine Liste aller Daten, an denen diese Eintragung vorgenommen wurde.

Um den Inhalt/die Daten einer Aufgabe an einem beliebigen Tag anzuzeigen, klicke einfach auf die Zeile, um sie zu öffnen.